Un taller esbelto: KanBan

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.


Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos KanBan.

Kanban, traducido del japonés como “tarjetas visuales”, es un sistema de apoyo visual para la gestión de tareas que consiste en la visualización de cada uno de los pasos que forman parte del proceso y tarjetas que se mueven a través de este. Este sistema tiene como finalidad administrar, comunicar y dar seguimiento a la información relevante para el proceso, así como identificar fácilmente cargas de trabajo y cuellos de botella que puedan poner en riesgo el flujo de trabajo y por lo tanto los tiempos de entrega, lo cual, se ajusta con las necesidades del taller.

¿Cómo utilizarlo?

Si bien, esta herramienta nos puede ayudar en procesos estratégicos y de apoyo dentro del taller, su mayor aporte es en el proceso principal, donde se concentra el grueso de la información como servicios, tiempos de mano de obra, responsables, refacciones, precios y más información, además de que es en donde se tiene mayor complejidad para balancear la carga de trabajo, identificar cuellos de botella y cumplir con las fechas de entrega. Dentro de los pasos básicos para implementarlo se encuentran:

  • Definir los pasos de proceso
  • Generar una tarjeta para cada actividad
  • Mantener el flujo de actividades a la vista

Siendo de gran importancia la capacitación y participación de cada una de las partes del proceso para que toda la información se vea reflejada en esta herramienta. Por otro lado, existen plataformas digitales que hacen posible la colaboración en remoto, almacenamiento de evidencias y otras funcionalidades como alertas que potencializan su utilidad. Veamos un ejemplo.

Tenemos una empresa de servicios de renta de autos, la cual, comúnmente requiere de comunicación entre el equipo de ventas y el taller interno que da mantenimiento a las unidades. Inicialmente se presentan conflictos para saber qué unidades están en pensión, mantenimiento, lavado y detallado o en renta, lo cual, generaba que la desorganización impactara en la satisfacción del cliente debido a retrasos o unidades que se ofrecían y no estaban disponibles.

A través de un tablero de KanBan, establecimos el proceso considerando pensión, mantenimiento, lavado y detallado y en renta como como listas, generamos tarjetas con cada uno de los vehículos y las colocamos conforme con su estatus, agregando fechas de vencimiento para programar la fecha y hora de entrega al cliente. Posteriormente generamos usuarios e instalamos accesos en las computadoras y celulares de todos los involucrados, capacitándolos en el uso del tablero para que identificaran la información que se requería de cada parte.

Adicional a esto, agregamos un historial de servicios y etiquetas para cada persona responsable en las etapas de mantenimiento y renta, incluimos el requerimiento de fotografías de cuando se entregó la unidad y cuando se recibía de vuelta. Todo esto contribuyó a una mejor comunicación para coordinar los servicios y la mejora en la satisfacción del cliente.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar KanBan en el taller puede tener aplicación en la asignación de actividades por persona o como herramienta colaborativa, pudiendo integrar diferentes niveles de complejidad dependiendo del proceso.

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