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Un taller esbelto: KanBan

Un taller esbelto: KanBan

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.


Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos KanBan.

Kanban, traducido del japonés como “tarjetas visuales”, es un sistema de apoyo visual para la gestión de tareas que consiste en la visualización de cada uno de los pasos que forman parte del proceso y tarjetas que se mueven a través de este. Este sistema tiene como finalidad administrar, comunicar y dar seguimiento a la información relevante para el proceso, así como identificar fácilmente cargas de trabajo y cuellos de botella que puedan poner en riesgo el flujo de trabajo y por lo tanto los tiempos de entrega, lo cual, se ajusta con las necesidades del taller.

¿Cómo utilizarlo?

Si bien, esta herramienta nos puede ayudar en procesos estratégicos y de apoyo dentro del taller, su mayor aporte es en el proceso principal, donde se concentra el grueso de la información como servicios, tiempos de mano de obra, responsables, refacciones, precios y más información, además de que es en donde se tiene mayor complejidad para balancear la carga de trabajo, identificar cuellos de botella y cumplir con las fechas de entrega. Dentro de los pasos básicos para implementarlo se encuentran:

  • Definir los pasos de proceso
  • Generar una tarjeta para cada actividad
  • Mantener el flujo de actividades a la vista

Siendo de gran importancia la capacitación y participación de cada una de las partes del proceso para que toda la información se vea reflejada en esta herramienta. Por otro lado, existen plataformas digitales que hacen posible la colaboración en remoto, almacenamiento de evidencias y otras funcionalidades como alertas que potencializan su utilidad. Veamos un ejemplo.

Tenemos una empresa de servicios de renta de autos, la cual, comúnmente requiere de comunicación entre el equipo de ventas y el taller interno que da mantenimiento a las unidades. Inicialmente se presentan conflictos para saber qué unidades están en pensión, mantenimiento, lavado y detallado o en renta, lo cual, generaba que la desorganización impactara en la satisfacción del cliente debido a retrasos o unidades que se ofrecían y no estaban disponibles.

A través de un tablero de KanBan, establecimos el proceso considerando pensión, mantenimiento, lavado y detallado y en renta como como listas, generamos tarjetas con cada uno de los vehículos y las colocamos conforme con su estatus, agregando fechas de vencimiento para programar la fecha y hora de entrega al cliente. Posteriormente generamos usuarios e instalamos accesos en las computadoras y celulares de todos los involucrados, capacitándolos en el uso del tablero para que identificaran la información que se requería de cada parte.

Adicional a esto, agregamos un historial de servicios y etiquetas para cada persona responsable en las etapas de mantenimiento y renta, incluimos el requerimiento de fotografías de cuando se entregó la unidad y cuando se recibía de vuelta. Todo esto contribuyó a una mejor comunicación para coordinar los servicios y la mejora en la satisfacción del cliente.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar KanBan en el taller puede tener aplicación en la asignación de actividades por persona o como herramienta colaborativa, pudiendo integrar diferentes niveles de complejidad dependiendo del proceso.

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Rutinas diarias y lista de pendientes

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

En los recorridos de asesoría es común entrar a un taller y encontrar gente haciendo “nada”. Existen diversos pretextos como: no hay refacciones, no hay trabajo u otras más extrañas, sin embargo, la realidad es que hace falta supervisión dentro del taller que les de guía de todas las actividades pendientes.

Un taller en mejora continua nunca debe estar haciendo “nada” ya que siempre hay cosas por hacer, para esto, es importante definir rutinas diarias que nos hagan productivos y una lista de tareas que permita avanzar sobre los objetivos del negocio.

Pláticas de inicio de jornada

Están diseñadas para iniciar el día con el pie derecho, y es que, 5 minutos después de la hora de inicio de labores, el equipo se reúne en un área común para contarse, mencionar si vienen bien (anímica o físicamente), indicar las actividades que realizarán en el día (si ya están programadas) y porque no, un poco de estiramiento. Adicional a esto, se le pide a cada miembro del equipo que preparé un tema corto (máximo 5 minutos) para compartir ya sea de salud, interés general, técnico u otro.

Orden y limpieza

Estas rutinas están pensadas para limpiar y ordenar el lugar de trabajo dos veces al día, dejándolo conforme con las condiciones ideales que antes tendrán que haberse definido. Para esto se requiere que el jefe de taller junto con la persona encargada del área ordene todo de la mejor manera, identifiquen el lugar correcto para cada cosa y tomen una fotografía del estado ideal, posteriormente será responsabilidad del encargado del área mantenerlo así.

Lista de pendientes

Las listas de pendientes son las tareas que hemos definido para lograr ciertos objetivos, y es que si vamos camino a la mejora deberíamos tener un plan. Estas actividades pueden ser diversas y asignadas de manera específica o abierta. Algunos ejemplos de tareas podrían ser:

  • Actualización de información digital
  • Cursos de capacitación conforme con el plan
  • Mantenimiento a las instalaciones
  • Limpiar y engrasar equipo y herramienta
  • Orden y limpieza en las computadoras
  • Pintar áreas de trabajo, fachada o banquetas
  • Entre otros

Las rutinas y lista de tareas son importantes para mantener al taller activo, siempre avanzando hacia el cumplimiento de sus objetivos. Si aún no cuentas con un plan o deseas implementar estas y otras rutinas en Reevo te podemos apoyar ¡Contáctenos!.

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