Crisis

Los riesgos de un equipo de trabajo ineficiente

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Contar con un equipo de trabajo ineficiente es el preámbulo de la ruina de una empresa, debido a que su cultura está llena de argumentos como “no me da tiempo”, “es mucho trabajo” y “no me alcanza para más gente” que se escuchan en diversos niveles, mientras las actividades que aportan valor al cliente no se hacen, generando que la empresa no pueda dejar de competir por precio y los costos dejen poco margen de ganancia hasta que el negocio ya no es rentable. Esto se puede resolver por medio de la restructuración, capacitación o remplazo del equipo de trabajo, sin embargo, no tomar la decisión de resolverlo, generará el cierre de la empresa después de una larga agonía.

Todo negocio existe para generar dinero a través de brindar valor a sus clientes, el cual, va directamente ligado con un mayor número de actividades dentro del proceso, que requiere un equipo altamente eficiente, que cuente con la voluntad y las competencias necesarias para realizarlas.

Pensemos por un momento en todas las grandes empresas que dominan su ramo, son empresas con un gran número de trabajadores que cumplen diversas funciones dentro de la organización, sin embargo, en las mejores empresas, nada sobra, lo que hay es lo que se necesita.

Las empresas más exitosas han logrado generar más con menos, reduciendo sus costos al mínimo sin sacrificar la promesa de valor al cliente. Esto lo hacen aprovechando al 100% sus recursos, incluyendo como activo más valioso a su equipo de trabajo.

¿Cómo se aprovecha un equipo de trabajo?

Para generar un producto o servicio, se requieren actividades específicas que deben cumplir con dos criterios para integrar un proceso eficiente, cada actividad debe aportar valor al cliente y hacerse con el mínimo de recursos.

La primera depende del diseño del proceso y el análisis de la propuesta de valor, la segunda, depende de las personas que llevan a cabo estas actividades.

La inevitable extinción de las empresas poco eficientes

Una empresa ineficiente corre el riesgo de drenar sus recursos, ya que, al no cumplir con la promesa de valor al cliente, no podrá cobrar más de la media del mercado, la competencia podría reducir sus precios brindando el mismo valor y el número de clientes podría ir reduciendo hasta que los ingresos no sean suficientes para mantenerla rentable.

¿Qué necesito hacer?

Habiendo diseñado la promesa de valor y el proceso, es necesario separarlo en actividades que tengan un orden lógico y perfiles de puesto que consoliden recursos, conocimientos y competencias, evitando duplicidad en las tareas, así como tiempos y movimientos innecesarios. Por ejemplo, una persona encargada de atender al cliente debe contar con un teléfono, computadora y lugar que facilite estas actividades, si tuviera que salir por refacciones fallaría en el cumplimiento de la atención al cliente. Ahora bien, si esta persona no supiera computación, no podría ingresar la información requerida en el sistema o tardaría demasiado, dejando la información incompleta. Por otro lado, si tres personas en lugares diferentes atendieran a los clientes, la comunicación y el seguimiento sería complicado, generando confusión y desperdicios como retrasos o retrabajos en tareas mal entendidas por una mala comunicación.

Tener personas en un puesto inadecuado se puede solucionar haciendo una restructuración de los puestos de trabajo, por medio de planes de capacitación que deberán tener objetivos de cumplimiento en un tiempo definido o remplazando al personal por uno que se adapte mejor a lo que requiere el proceso.

En ocasiones, se opta por contratar más personal para compensar las ineficiencias de otras personas, sin embargo, a pesar de aportar en el cumplimiento de ciertas actividades, nunca se logrará cumplir al 100% el proceso, debido a que al cubrir ineficiencias de varias personas se desperdiciarán tiempos y movimientos.

Contar con un equipo de trabajo ineficiente es el preámbulo de la ruina de una empresa, que si no se resuelve por medio de la restructuración, capacitación o remplazo del equipo de trabajo concluirá con la empresa después de una larga agonía.

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