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4 manuales que dan estructura a tu negocio

4 manuales que dan estructura a tu negocio

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Cada negocio cuenta con estrategias y operaciones particulares, algo que los hace únicos y genera valor agregado para mantenerse en el mercado distinguiéndose de los demás. Idealmente, esta información debe estar plasmada en documentos que la consolidan para mantenerla registrada, sin depender de la memoria o una persona en específico, para mantener esta operación consistente y en mejora continua.

Los manuales representan ventajas al momento de capacitar al personal, establecer una franquicia o buscar la mejora continua, ya que, al contar con las prácticas documentadas, se pueden replicar, analizar y mejorar. De manera general, existen 4 manuales que documentan este conocimiento como parte de los activos de la empresa, los cuales, describimos a continuación.

Manual de políticas

Este manual consolida las reglas generales del negocio como guía de lo que se debe de hacer, porqué es importante, los requisitos que se espera cumplir y de qué manera será auditado el cumplimiento de estos. Las políticas se centran en el qué, y dejan a consideración el cómo, para dar libertad a la innovación, mejora continua y desarrollo de nuevas metodologías. Algunos temas que deben atender las políticas son recursos humanos, atención al cliente, gestión interna, salud, seguridad y medio ambiente.

Manual de identidad

La identidad del negocio es uno de sus activos más importantes, debido a que es lo que lo representa y distingue en primera instancia de los demás. El manual de identidad puede incluir todos los recursos que pertenecen a la empresa, desde la marca, slogan, imagen, mascota, jingle, tono de voz en los medios de comunicación y muchos otros, para que sean usados de manera estandarizada y congruente.

Algunas de las cosas que describe un manual de identidad es la explicación de los componentes de la marca, el estándar de colores principales y de apoyo, variaciones en versiones monocromáticas, tamaños, aplicaciones sobre diferentes materiales (tarjetas, folletos, diapositivas, etc.) así como aplicaciones incorrectas para ser evitadas, esto apoyará a cualquier persona encargada de la comunicación a lograr mantener congruencia y consistencia a través del tiempo.

Manual operativo

A pesar de existir pautas principales para cada tipo de negocio, existen diferencias en la forma como hacen las cosas dentro de cada organización. El manual operativo describe en diversos niveles como se hacen las cosas en la organización, desde el macroproceso que atiende lo general que puede ser de interés de algunos puestos como contexto, hasta lo detallado como saludar o dar seguimiento a los clientes, que es de interés de algunas posiciones en específico.

Manual organizacional

El manual organizacional describe la estructura mínima viable de la organización, jerarquías, descripción y perfil de puesto, la forma de calcular el cumplimiento de sus objetivos, metas y recompensas, entre otros.

Cómo hemos visto, la función de los manuales es documentar la información relevante de la empresa para evitar que se maneje conforme con la interpretación de la persona a cargo. Estos manuales deben ser comunicados, revisados anualmente y mejorados para mantener la empresa a la vanguardia.

En Reevo desarrollamos los manuales para que tu taller documente sus prácticas, las pueda replicar, capacitar a nuevos integrantes y desarrollar la base para la mejora continua. ¡Contáctenos!.

Reevo

Órdenes de servicio y contratos de adhesión

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Las órdenes de servicio son requeridas en cualquier taller de servicio automotriz para establecer el trabajo que se va a realizar, las condiciones en las que llega el vehículo, los costos del servicio y refacciones y la autorización formal por parte del cliente.

Por otro lado, siempre se anexa lo que es un contrato de adhesión que establece todas las cláusulas en las que pudiera incurrir el servicio con el objetivo de prever cualquier situación y esclarecer lo que procede a partir de la misma.

Si bien existen formatos de libre acceso en internet, es importante cerciorarse de que el contrato es válido y realmente ofrece la protección que buscamos para el cliente y el taller. Esto lo podremos constatar acudiendo con un abogado el cual revise el contrato y los detalles que en él se incluyen.

Existen dos situaciones variantes en el servicio que incluyen cláusulas específicas como pueden ser servicio en el taller y servicio a domicilio. Sin embargo, ambas deben de incluir clausulas que consideren como mínimo:

  • Autorización de trabajos
  • Condiciones de la garantía del servicio
  • Costos del servicio
  • Entrega del vehículo
  • Repuestos y refacciones
  • Supuestos de incumplimiento de responsabilidades
  • Trabajos adicionales
  • Causas de recisión de contrato

Por último, es un valor agregado registrar el contrato ante PROFECO para establecer a esta institución como intermediaria en caso de alguna inconformidad. El trámite tiene un costo de $835.69 pesos e incluso puede realizarse en línea.

En Reevo contamos con órdenes de servicio y contratos de adhesión que han sido cuidadosamente detallados para protección del cliente y del taller, así como también cuentan con un diseño original y personalizado para cada taller de servicio automotriz. ¡Contáctenos!.

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Líquido de frenos

El líquido para frenos es un fluido que transmite fuerza desde el pedal hasta los cilindros de freno en cada rueda por medio de un sistema hidráulico que está sometido a una alta presión y temperatura. Este fluido es de gran importancia ya que si llegara a fallar comprometería la seguridad de todo el vehículo y sus ocupantes.

El líquido para frenos cuenta con diversas funciones en el sistema, dentro de las cuales están: transferir energía hidráulica, lubricar gomas y empaques, evitar la corrosión del sistema y evitar la ebullición o congelamiento del líquido en las líneas mediante la absorción del agua en el sistema.

Existen básicamente 4 especificaciones de líquido para frenos recomendadas para vehículos, DOT 3, DOT 4, DOT 5 y DOT 5.1, las cuales regula el departamento de transporte de Estados Unidos y se diferencian en el punto de ebullición del líquido y en su composición química.

Mientras que DOT 3 y DOT 4 y DOT 5.1 son fluidos hechos a base de glicol y cuentan con la propiedad de absorción de agua, la especificación DOT 5 está hecha a base de silicona y no cuenta con esta propiedad. La principal diferencia entre las especificaciones base glicol es el punto de ebullición, por lo que DOT 3 se considera para vehículos con frenos convencionales, DOT 4 para vehículos con frenos ABS y DOT 5.1 para vehículos de frenado de alto desempeño debido a que tiene una mayor resistencia a la temperatura, así como a la compresibilidad, por lo que se recomienda para vehículos ABS / ESP.

Especificación Frecuencia de cambio Composición Viscosidad cSt Punto de ebullición
DOT 3 1 año Éteres de glicol 1500 205 °C
DOT 4 2 años Éteres de glicol + boratos de ésteres 1800 230 °C
DOT 5 Silicona 260 °C
DOT 5.1 2 años Éteres de glicol + boratos de ésteres 900 270 °C

Hay que tener en cuenta que un líquido de frenos de buena calidad absorbe un 3% de agua en 20,000 km. o en un año, sin embargo, esta agua puede generar burbujas en el fluido por lo que es necesario cambiarlo cada 40,000 km. Con el fin de evitar que el punto de ebullición pueda llegar a caer por debajo de los 150 °C.

De igual manera es necesario verificar si existe algún cambio de color del líquido, ya que esto indica corrosión en el sistema y es necesario cambiarlo inmediatamente antes de generar problemas más graves.

Algunas características que debe de cumplir un buen líquido de frenos son:

  • Baja compresibilidad, para poder transferir la presión del cilindro maestro hasta los frenos de las ruedas de una manera efectiva.
  • Alto punto de ebullición “seco”, para poder resistir las condiciones de trabajo más extremas.
  • Un alto punto de ebullición “húmedo”, cuando el agua entra (high wet boiling point) para controlar la bajada del punto de ebullición “seco”.
  • Capacidad para absorber agua, hasta ciertos límites, sin perder sus prestaciones (anticorrosión, duración, entre otras).
  • Excelente capacidad anticorrosión para proteger todos los metales.
  • Perfecta compatibilidad con los cauchos y elastómeros del sistema.
  • Buenas propiedades lubricantes con las piezas móviles del sistema.
  • Viscosidad adecuada para garantizar el buen funcionamiento del sistema de frenos.

Dentro de las normas involucradas que especifican las características necesarias se encuentran:

  • SAE 1703 – Motor vehicle brake fluid.
  • FMVSS nº 116 DOT
  • ISO 4925 Clase 3

Recomendaciones de compra y uso:

Cuando tenga necesidad de cambiar el líquido para frenos se sugiere seguir las instrucciones y/o recomendaciones del fabricante del vehículo, y utilizar el tipo de líquido recomendado en el manual de su automóvil.

  • Evite que el líquido para frenos se contamine; el polvo, el agua y los productos derivados del petróleo pueden ocasionar fallas en el sistema de frenado, cuya reparación es costosa.
  • Este producto es tóxico: jamás lo deje al alcance de los niños.
  • Para evitar daños a la salud, al ambiente y a su automóvil, deseche el envase una vez que se haya terminado el líquido; nunca lo rellene con el mismo producto ni con cualquier otro.
  • Cuide que no se derrame el líquido sobre la pintura del vehículo, ya que puede dañarla, mancharla o decolorarla.
  • Nunca diluya o combine el líquido para frenos con agua: ello provoca la corrosión de las partes metálicas del automóvil.
  • La consistencia característica del líquido para frenos es viscosa, y no debe presentar arenillas ni sedimentos. Si observa alguna deficiencia, lo más recomendable es no utilizarlo.
  • No adquiera productos en comercios informales, ya que corre el riesgo de obtener alguno que ponga en peligro su integridad física o dañe su automóvil por no estar elaborado con los compuestos característicos que garantizan su correcto funcionamiento y durabilidad.
  • Verifique periódicamente el sistema de frenado de su automóvil, el nivel del líquido y las condiciones del sistema de frenos, así como la ausencia de fugas en el depósito o el deterioro de los sellos y las mangueras.
  • Cerciórese de que el recipiente que contiene el líquido esté provisto de una tapa removible, de preferencia con sello inviolable a prueba de adulteración, es decir, que se destruya cuando el recipiente se abra por primera vez. Si observa alguna alteración en el sellado, no adquiera el producto.

El cambio de líquido de frenos puede parecer un procedimiento sencillo, pero hay que tener cuidado al estar en contacto con este fluido ya que puede causar irritación en la piel, así como dañar la pintura del automóvil o las propiedades de las balatas. En el caso de vehículos con frenos ABS se recomienda llevarlo a un taller con equipo ya que se requiere un scanner para hacer movimiento de válvulas y poder purgarlo adecuadamente al ingresar el líquido nuevo.

En CARTEC contamos con técnicos capacitados que podrán asesorarlo acerca del fluido para frenos adecuado para su vehículo. Visitanos y comprueba porqué somos la mejor opción.

www.reevo.com.mx/lista/cartec

KANBAN en el taller

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

La gestión interna del taller se puede llevar a cabo de muchas maneras, y una de las herramientas más útiles para darle seguimiento, así como comunicar al equipo todo lo relacionado con las actividades, es la metodología KANBAN, por lo cual, te comparto el cómo apoyarte de esta metodología para dar seguimiento y mejorar los procesos dentro de tu taller.

¿Qué es KanBan?

Kanban es un sistema de apoyo visual para la gestión de procesos que consiste en la visualización de cada uno de los pasos que forman parte del proceso y tarjetas que se mueven a través de este. Este sistema tiene como finalidad administrar, comunicar y dar seguimiento a la información relevante para el proceso, así como identificar fácilmente cargas de trabajo y cuellos de botella que puedan poner en riesgo los tiempos de entrega del vehículo.

Si bien esta herramienta nos puede ayudar en procesos estratégicos y de apoyo, su mayor aporte es en el proceso principal. Dentro del proceso principal del taller existen ciertas fases en el proceso que conocemos como:

  • Recepción
  • Ingreso
  • Ejecución
  • Lavado y detallado
  • Entrega
  • Seguimiento

Cada uno de los vehículos que pasan a través de estas fases puede ser seguido por medio de KANBAN, administrando la información relevante de cada vehículo, asociando colores, documentos adjuntos, claves de servicio, entre otros.

Si bien esto se puede hacer con un tablero físico, las herramientas tecnológicas nos permiten ir más allá a través del uso de pantallas en el taller y el uso de aplicaciones especializadas como Trello.

Trello es una herramienta gratuita que permite tener diversos tableros en internet y poder compartirlos con otros usuarios, incluso, cuenta con una aplicación para el celular lo cual la hace bastante versátil.

Dentro de cada tablero se pueden añadir listas, en las cuales, se nombran las fases del proceso dentro del taller y en cada una de estas listas se incluyen tarjetas que representan los trabajos que están en cada fase.

Dentro de cada tarjeta podemos incluir un título, que, en este caso, llenamos con marca, modelo, placas y tipo de servicio, así como un color de etiqueta que corresponde a cada integrante del taller responsable de una fase del proceso.

Por otro lado, dentro de la tarjeta podemos incluir la orden de servicio escaneada o exportada de otra aplicación, descripción de cada fase, repuestos cargados a la orden de servicio, listas de verificación, comentarios, fecha prometida de entrega, entre otros.

Por último, si se desea, se puede compartir la tarjeta con el cliente para que reciba una notificación cada vez que la tarjeta es movida a otra fase y pueda consultar el avance de su vehículo.

En Reevo® utilizamos herramientas de gestión tanto gratuitas como de paga para el seguimiento de los procesos que diseñamos para el taller. ¡Contáctenos!.

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