fbpx

3 enseñanzas de la F1 para un gerente

3 enseñanzas de la F1 para un gerente

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Desde hace algunos meses he retomado la pasión por todo lo que la fórmula 1 implica como deporte y entretenimiento, y ciertamente entre más analizo todas las situaciones que presenta, más me gusta. Algo que llama mucho mi atención es cómo el director de cada escudería gestiona todo lo que ocurre en el equipo. Claramente el objetivo común es llegar en primer lugar y conseguir un podio, hacer presentes las marcas que patrocinan a cada uno de los equipos y ganar dinero, sin embargo, el director debe decidir lo que se hace con el dinero, entender los factores que se entrelazan para ganar cada carrera y conciliar los intereses involucrados en el negocio, algo que cualquier gerente de servicio debería entender, por lo que resumo algunos de los puntos más importantes en este artículo.

Un solo objetivo y reglas claras

Todo el equipo tiene un objetivo claro desde que construye el auto, entrena y realiza estrategias, este es, llegar al podio y sumar la mayor cantidad de puntos para el campeonato. Como parte requerida para cumplir este objetivo, debe conocer y cumplir las reglas para evitar sanciones que lo perjudiquen. En el caso de un taller, el objetivo debe ser lograr un número definido de clientes nuevos, horas e ingresos, las reglas, evitar garantías o daños que mermen ese objetivo.

  • Establezca un objetivo general y otros específicos para cada parte del equipo
  • Establezca reglas para marcar límites entre lo que se puede y no hacer

Gestión de recursos

Dirigir un equipo de carreras involucra tomar decisiones para optimizar los recursos, algunas de ellas son: definir y satisfacer las expectativas de los inversionistas y patrocinadores para mantener al equipo, determinar la inversión que se hará en el desarrollo de tecnología, definir cuánto costarán los contratos con los pilotos y por cuánto tiempo deberán hacerse, y las más conocidas, como seleccionar el momento correcto para entrar a boxes y seleccionar los neumáticos conforme con el número de vueltas, clima o agarre que esperan.

En un taller de servicio, muchas de las decisiones que debe tomar un gerente son similares en muchos aspectos ¿quiénes serán los inversionistas? ¿cuánto invertirán? ¿cómo se gastará este dinero para que aporte al logro de los objetivos? ¿cuánto se invertirá en equipo y herramienta? ¿quiénes son clave para el éxito del negocio? ¿quiénes deben capacitarse? ¿quiénes deben remplazarse? ¿qué ofertas y promociones podemos hacer para aprovechar las condiciones actuales?

  • Administre los recursos que tiene y úselos para generar el mayor beneficio posible para el negocio.
  • Invierta en tecnología, personal y capacitación.
  • Identifique al personal clave para el éxito del negocio, comprométalo y manténgalo en el equipo.
  • Identifique a quienes no cumplen con los estándares que busca y remplácelos con personas que aporten.

Resultados y análisis en cada carrera

En la fórmula 1 los resultados son visibles en cada carrera, por lo que los equipos evalúan los resultados, ven videos, datos del vehículo, analizan la toma de decisiones y ajustan todo para la próxima carrera. En el taller se tienen que hacer visibles los resultados en cada servicio, para esto, podemos utilizar las encuestas de satisfacción y análisis interno de la operación ¿tenemos un tiempo competitivo en cada servicio? ¿el cliente está satisfecho con los resultados? ¿el margen de ganancia fue el esperado?

  • Implemente una forma de medir los resultados en cada servicio
  • Analice semanalmente las métricas y ajuste para conseguir mejores resultados
  • No justifique los resultados mediocres
  • Haga los ajustes rápidamente y vuelva a medir

Bonus

Dicen que es más fácil seguir que liderar, debido a que quién va al frente tiene que innovar constantemente para seguir ahí. La competencia siempre avanza y va a reaccionar ante cualquier mejora que se haga, por lo que se debe seguir avanzando. Si piensa que no hay nada que mejorar consulte a externos, analice otros mercados y siga adelante, ya que, la industria es un medio que no está constantemente comunicado. Si deja de avanzar puede correr el riesgo de quedar al final en la lista de opciones del cliente y no saberlo hasta que sea demasiado tarde.

La fórmula 1 es un caso de estudio bastante dinámico en el que se pueden ver reflejadas muchas de las decisiones que un gerente toma en su día a día, por lo que los invitamos a analizar estos puntos clave y buscar la mejora continua analizando cada situación en diferentes entornos.

ENCUESTA
¿Considera que aplica estás enseñanzas de la F1 en su administración? Participe AQUÍ

En Reevo investigamos diversos casos de éxito y fracaso en diferentes industrias para ampliar nuestro criterio en las recomendaciones, desarrollos y proyectos que llevamos con nuestros clientes. Contáctenos y permítanos apoyarle con sus proyectos.

Reevo

3 causas de la baja eficiencia en su taller

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Medir la eficiencia del taller es un paso importante para el negocio, sin embargo, apenas es el comienzo de lo que se requiere para mejorarlo. Al identificar una baja eficiencia del negocio es necesario buscar la causa raíz y corregirla, por lo que le dejamos algunas causas típicas y recomendaciones que le pueden ayudar.

La eficiencia de un taller es la relación que refleja el aprovechamiento de los recursos conforme con lo esperado. Un taller típico puede tener una eficiencia del 25% mientras que lo esperado para que el negocio sea realmente rentable es mayor al 80%. Veamos algunas causas de una baja eficiencia.

Poca atracción de clientes y sobreventa

La eficiencia del taller depende inicialmente de cuánto trabajo pueda atraerse para mantener todos los recursos ocupados. Si el taller no atrae suficiente trabajo puede deberse a que no se tiene una estrategia de atracción de nuevos clientes, recomendación de servicios o seguimiento. Determine un presupuesto y desarrolle una estrategia de marketing que mantenga el taller con trabajo.

Procesos auxiliares ineficientes

Posterior a la estrategia de atracción, recomendación de servicios y seguimiento a los clientes, la segunda razón por la que comúnmente existe una baja eficiencia es la falta de flujo en los procesos. Frecuentemente los técnicos están detenidos en espera de alguna autorización o refacción, y ya que en la mayoría de los talleres la misma persona es quien gestiona autorizaciones y refacciones, todo se retrasa. El flujo de trabajo debe ser constante, por lo que se recomienda agilizar los procesos auxiliares como refacciones y comunicación con los clientes. Mientras más rápido se tenga la autorización del cliente, más rápido se piden y llegan las refacciones, más rápido se empieza el trabajo, se avisa al cliente y se entrega el auto.

Baja productividad del técnico

Por último, la tercera causa frecuente de ineficiencia se debe a la parte técnica. Son pocos los jefes de taller que realmente miden los tiempos de ejecución de cada trabajo. Estos tiempos nos dan un criterio para saber si los técnicos realmente están capacitados, cuentan con las herramientas adecuadas o requieren apoyo adicional. Identifique si los técnicos conocen acerca de los trabajos que se están recibiendo, si cuentan con la herramienta adecuada para hacerlos, saben buscar y leer la información técnica o cuentan con una plataforma de apoyo para resolver los problemas en el menor tiempo posible. Considere una plataforma de información técnica, planes de capacitación, análisis de servicios y herramientas como soluciones que pueden aportar rápidamente en este tema.

La baja eficiencia en un taller representa pérdidas de dinero, poca reinversión, obsolescencia por falta de capacitación y muerte lenta del taller. Identifique el nivel de eficiencia de su taller y considere los puntos anteriores para solucionarlos.

ENCUESTA
¿Conoce la eficiencia de su taller? Participe AQUÍ

En Reevo contamos con productos y servicios para ayudarle a conocer la eficiencia de su taller y resolver las causas que la generan. Contáctenos.

Reevo

¿Cómo mides el rendimiento de tu taller?

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Una plática recurrente con los clientes es acerca de la importancia de establecer los objetivos del taller y medir su desempeño. Muchas veces hemos escuchado la frase que dice “lo que no se mide no se puede mejorar”, sin embargo, parece que la mayoría de los responsables del taller no entienden claramente su aplicación, por lo que dedicamos este artículo a explicar por qué todo taller debe integrar un objetivo de eficiencia y su medición en su estrategia de mejora.

Establecer un objetivo en la eficiencia del taller es como saber cuántos kilómetros por litro debe de rendir un vehículo, si no tuviéramos este dato, difícilmente sabríamos si el vehículo funciona correctamente a menos que presente una falla evidente. En los negocios, ocurre exactamente lo mismo. Muchas empresas han trabajado a lo largo de los años generando dinero en mayor o menor medida, sin embargo, al no saber cuánto deberían generar, el estado actual del negocio se resume en “ahí va” o “me da para vivir”.

Esto normalmente no da problema alguno para los dueños, ya que, al no tener expectativas, con que sobre dinero al final del mes todo está bien, pero ¿qué pasa cuando queremos mejorar el negocio o nos vemos en aprietos debido a condiciones externas?

Preguntas como ¿qué parte es la que genera más? ¿qué puedo hacer para reducir costos? ¿quiénes aportan menos? ¿En qué debo invertir para ganar más dinero? ¿cuánto más puedo generar? empiezan a formularse y nadie tiene una respuesta.

Estas respuestas son fáciles de contestar si tenemos el objetivo de eficiencia en mente y hemos generado datos sobre el rendimiento del taller, sin embargo, si no se tienen, el taller tiende a tomar decisiones poco informadas que se resumen en recorte de personal, invertir en equipo y herramienta que se piensa que es necesario o incluso contratar a más personas para que nos ayuden, sin saber si el equipo de trabajo que ya tenemos está alcanzando sus objetivos o si pondremos a la persona de apoyo en el lugar correcto para que genere más.

Empecemos a resolver el problema estableciendo el objetivo de eficiencia.

Demos por hecho que cada trabajador puede generar 48 horas semanales si su esfuerzo se enfocara al 100%, sin embargo, un trabajador promedio tiene una eficiencia del 80% en los mejores casos. Con esto tenemos un valor de 38.4 horas a la semana que sería el valor equivalente al rendimiento de combustible que los fabricantes mencionan para los autos. Ahora, si tenemos este valor de referencia, podemos medir el nivel de cumplimiento de cada trabajador y del taller, midiendo el tiempo efectivo del personal operativo, que es el que se vende a los clientes.

Con esto tenemos nuestro valor ideal de 38.4 horas semanales por trabajador y con respecto a eso podemos medir y definir qué tan cerca o lejos estamos del objetivo para empezar a analizar el por qué.

Es labor del gerente de servicio analizar estos datos para determinar dónde se deben de invertir los esfuerzos o recursos, si el trabajo se está realizando de forma balanceada o si hay áreas que requieren más apoyo para agilizar el flujo de trabajo. Sin esta información, se tomarían decisiones que podrían resolver el problema parcialmente o complicarlo, lo que impediría que el negocio pudiera mejorar o tomar medidas en una situación donde requiera optimizar costos.

ENCUESTA
¿Tiene claro el objetivo de eficiencia y mide el rendimiento de su taller? Participe AQUÍ.

En Reevo implementamos un sistema de administración basado en estos objetivos de rendimiento y eficiencia del negocio, con el cual podrá tomar decisiones inteligentes para mejorar el futuro de su negocio. Contáctenos.

Reevo

5 aplicaciones que ayudarán a mejorar la administración de su taller

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Una buena gestión del taller mecánico requiere que los responsables del negocio estén siempre atentos a las posibilidades de optimizar los procesos para mejorar la gestión y proporcionar un servicio al cliente cada vez mejor, y una manera simple y eficiente de hacer esto es usar algo que está en la palma de su mano la mayor parte del día: el teléfono móvil.

Si tiene un teléfono inteligente es posible que haya notado los beneficios que estas herramientas brindan para la vida cotidiana, pero además de facilitar la vida privada, también tiene un gran potencial para ayudar con la gestión del taller. ¡Veamos cinco aplicaciones que pueden hacer la diferencia!

Trello: organización para el día a día

Trello es una herramienta muy utilizada tanto para la organización personal como para controlar las actividades de trabajo. Con él, puede administrar sus tareas individuales, asignar tareas, administrar fechas de vencimiento y dar seguimiento al progreso de cada proyecto dentro del taller.

La aplicación se puede usar en teléfonos inteligentes, tabletas y escritorio, lo que facilita la gestión del taller mecánico, ya que es posible consultar los proyectos de manera simple y rápida, con solo unos pocos clics. Imagine, por ejemplo, que su taller está realizando una reparación que requiere varias etapas para completar el servicio. Con Trello, puede crear un proyecto de reparación, asignar tareas a cada empleado y controlar de manera eficiente todo lo que aún está por hacer, lo que está en progreso y lo que ya ha completado el equipo. También se puede agregar archivos adjuntos, como imágenes de la reparación y comentarios sobre cada proyecto iniciado.

Facebook Business Suite y Google Mi Negocio

Administrar el taller no solo consiste en ocuparse del papeleo y garantizar que todos los servicios estén bien hechos. También es importante trabajar para hacer que la empresa sea visible en la región a fin de atraer a más y más clientes y, posteriormente, convertirlos en embajadores de su taller. En este sentido, Facebook Business Suite y Google Mi Negocio pueden ayudarlo a comenzar ese camino.

Con estas herramientas podrá hacer perfiles en Instagram, Facebook y Google Maps para tener presencia digital compartiendo sus horarios, ubicación, imágenes y otras noticias que mantendrán interesados a sus clientes. Además de esto, la mensajería instantánea permitirá atender a los clientes en cuanto dejen un mensaje, comentario o me gusta en cualquiera de sus publicaciones.

Google Drive: almacenamiento en la nube

En la gestión del taller mecánico, otra preocupación de los responsables debería ser el almacenamiento de información. Este proceso es importante para la contabilidad, para el control de compras, de ventas y de stock, para garantía de piezas, entre muchos otros. Sin embargo, almacenarlo todo en carpetas de argollas, gabinetes y archivos puede ser confuso y ocupar mucho espacio.

La solución más adecuada es el almacenamiento en la nube. Un ejemplo es Google Drive, disponible para escritorio y teléfonos inteligentes. Con él, puede guardar archivos desde su teléfono o computadora y verlos desde cualquier dispositivo. También puede compartir documentos con otras personas, incluso si no tienen una cuenta en la herramienta.

Otra facilidad es la digitalización, un excelente recurso para almacenar facturas, presupuestos, cupones, recibos de pago y otros registros contables importantes. Además, otras personas con acceso pueden hacer comentarios y cambios en los archivos compartidos, y usted recibe notificaciones cada vez que esto sucede.

WhatsApp Business: Comunicación profesional con el cliente

WhatsApp Business es una herramienta esencial para la comunicación con los clientes. El motivo es muy simple. Si la mayoría de las personas pasan sus días conectados a sus teléfonos inteligentes, especialmente en aplicaciones como esta, muchas de ellas también prefieren comunicarse con las empresas por este medio.

Después de todo, esta es una manera simple y rápida de comunicarse, evitando esperar correos electrónicos, contactos por teléfono, chats y aplicaciones propias, canales que los consumidores evitan. Con WhatsApp, los clientes pueden hacer preguntas fácilmente y usted puede enviar imágenes, audios y documentos que simplifican el servicio.

Para utilizarlo correctamente, es importante tener en cuenta que no es suficiente disponer de un número de WhatsApp para su público, sino buscar aprovechar todo el potencial de la plataforma configurando las respuestas instantáneas, catálogo, estados y perfil. Si hay alguien en el equipo para administrar el servicio a través de la aplicación, ¡aún mejor!

Aprende: Capacitación para el empleo

La capacitación es factor clave para el desarrollo de cualquier negocio y con los teléfonos se ha puesto al alcance de cualquier persona, sin embargo, para tener capacitación de calidad es necesario acercarse a opciones serias que nos den información de valor. Una de ellas es la aplicación de Aprende, que nos brinda cursos desde Mecánica automotriz hasta contabilidad, ventas y atención al cliente. A través de videos y evaluaciones el equipo de trabajo podrá adquirir las competencias que le hacen falta para dar un mejor rendimiento en sus actividades diarias.

Como hemos visto, su taller puede ganar aún más eficiencia a través del uso de aplicaciones intuitivas y fáciles de usar. ¡Agréguelas en su rutina y cuéntenos qué les parecieron estas herramientas!

ENCUESTA
¿Su taller utiliza aplicaciones que aportan a la productividad? Participe AQUÍ

En Reevo integramos la tecnología al día a día del taller para hacerlo más productivo y lograr sus objetivos. Contáctenos.

Reevo

5 consejos para el diseño del taller

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Dentro del taller de servicio automotriz conviven diversas áreas que tienen como finalidad generar dinero a partir de la venta de productos y la reparación o mantenimiento eficiente de los vehículos, es decir, ocupando el mínimo de recursos para dar resultados satisfactorios, sin embargo, esto solo es posible si las áreas de trabajo cuentan con lo necesario para realizar las tareas de forma ágil, por lo que veremos 5 consejos a considerar en el diseño del taller para que promueva este objetivo y nos permita generar más ganancias.

El diseño del taller cobra importancia debido a que las instalaciones dan soporte a todas las actividades simultáneas que se realizan dentro. Dependiendo el tamaño del inmueble, áreas como almacén, maquinado, estaciones de diagnóstico y trabajo, sala de espera, recepción, zona de lavado, caja, mostrador, entre muchas otras, requieren un diseño que agilice las tareas, reduzca los tiempos y brinde condiciones seguras y ergonómicas a las personas que trabajan ahí.

Considere la operación

Existen diversas normas de las cuales nos podemos apoyar para el diseño de áreas de trabajo, sin embargo, es necesario conocer la operación para poder establecer la conveniencia del acomodo bajo criterios como eficiencia de tiempos y movimientos, seguridad y ergonomía. Pregúntese ¿todo lo que necesita la persona para sus actividades está al alcance? ¿cómo puedo hacerlo más fácil de forma que pierda menos tiempo? ¿la zona de trabajo es segura? ¿qué puedo hacer para minimizar riesgos y dar velocidad?

El que una persona deba tener cuidado al pasar por alguna zona, tarde en encontrar lo que necesita, se traslade 15 metros para alcanzar la herramienta, para ir al baño o por refacciones, son tiempos que pueden representar hasta un 30% del día.

Conozca las buenas prácticas

Estar al tanto de los nuevos equipos, herramientas y elementos de mobiliario nos permitirá tener una mejor visión de lo que podemos lograr en cada área. Para esto podemos utilizar aplicaciones como Pinterest, que nos den referencia no solo de nuestra industria, si no de otras que tienen requerimientos similares para buscar mejoras. Visite otros talleres, almacenes y tiendas, vea cómo es que organizan las cosas, qué puede aplicarse en su negocio y cuánto sería la inversión.

Invierta en la planeación

El diseño de un taller puede ser consecuencia de la improvisación a corto plazo o de la planeación. Si bien lo más común es ir creciendo de forma empírica, esto genera desperdicios, debido a que se invierte en soluciones que resuelven una necesidad a corto plazo, pero más adelante no se adecúan a la visión final. Invierta tiempo y recursos en hacer un plano o croquis, analizar la operación, buscar el equipo, herramienta y mobiliario que más le convenga para hacer la inversión paulatinamente, pero con el mínimo de cambios.

Piense en el ideal y avance poco a poco

Sueñe en grande, establezca el resultado final y avance poco a poco invirtiendo en áreas específicas hasta alcanzar el resultado planeado. En ocasiones dudamos al momento de invertir en algo que parece costoso, sin embargo, si se realizó una planeación correcta será una inversión única durante un lapso de al menos 3 años. Pregúntese ¿lo que voy a comprar va alineado con el taller que quiero tener? ¿esto va a durarme mucho tiempo? ¿la calidad es la que busco para la versión final? Busque soluciones duraderas e intégrelas en su taller.

Invierta en imagen

El diseño del taller debe generar una imagen profesional para atraer al cliente y motivar al equipo de trabajo. Procure que todo esté alineado a su identidad corporativa y sea agradable a la vista, aunque parezca irrelevante, esto motivará al personal y lo comprometerá con un comportamiento profesional.

Considere estos consejos a la hora de diseñar o rediseñar su taller y transforme su lugar de trabajo para lograr un negocio atractivo que genere más.

ENCUESTA
¿El diseño de su taller genera un lugar de trabajo productivo, seguro y atractivo? ParticipeAQUÍ

En Reevo contamos con servicios para ayudarle a diseñar un taller que considere todos los criterios antes vistos y alcanzar un taller productivo, seguro y estético que le ayude a generar más ingresos.  Contáctenos.

Reevo

La importancia del plan de acción en el logro de sus objetivos

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Las actividades de cualquier empresa pueden llegar a parecer rutinarias, sin embargo, deberían acercarnos diariamente a cumplir los objetivos a corto, mediano y largo plazo, lo cual, la mayoría de las veces no sucede, ya que la operación del negocio absorbe la mayor parte del tiempo y se pierde de vista el avance planeado.

Si bien el día a día es importante, debemos hacer el esfuerzo para reservar tiempo para avanzar sobre los objetivos planteados, de lo contrario, estaremos permanentemente en el mismo sitio. Para lograr esto, requerimos un plan de acción y es por lo que les compartimos 3 puntos relevantes a considerar en su implementación:

OBJETIVOS

Antes de definir el cómo, debemos saber qué queremos lograr. Es necesario que definamos los objetivos SMART, por ejemplo, lograr el 80% de ocupación del taller en un lapso de 6 meses, cumplir el plan de capacitación básico en 3 meses o tener mi base de datos de clientes completa en 1 mes. A partir de esto podremos definir lo que requerimos hacer para lograr estos objetivos.

LISTA DE ACTIVIDADES Y CARGA DE TRABAJO

Conforme con los objetivos, debemos identificar lo qué será necesario lograr en lapsos más pequeños, debido a que no podemos esperar al final para ver los resultados. Si mi base de clientes es de 300 personas, debo avanzar al menos 75 clientes por semana, para lograr el objetivo, o 2 cursos por mes si deseo cumplir 6 cursos en tres meses. Por otro lado, existen tareas que son más difíciles de medir, ya que son resultado de otras más complejas, por ejemplo, si deseo lograr el 80% de ocupación del taller en 6 meses, deberemos trabajar en la atracción de clientes nuevos, la promoción de servicios adicionales en cada servicio, el seguimiento a nuestra base de clientes actual, entre otros. Cada una de estas actividades tiene métricas que nos dan información del avance, por ejemplo, número de llamadas a los clientes y cotizaciones realizadas por semana que nos darán referencia de lo que podemos esperar del crecimiento en la ocupación mes con mes.

Agregar nuevas actividades requerirá mayor esfuerzo del que normalmente se hace y debemos distinguir entre lo que son esfuerzos temporales y otros que serán permanentes. Dependiendo si se trata de uno u otro, deberemos distribuir la carga de trabajo de forma que el equipo pueda lograr cumplir sus actividades diarias y el avance programado. Por ejemplo, completar la base de datos de clientes es un esfuerzo temporal que posteriormente requerirá menor tiempo si se integra como parte del proceso en cada servicio.

SEGUIMIENTO

Ninguna meta se alcanzará sin el seguimiento adecuado, y es que dejar que los objetivos se cumplan por si solos es confiar demasiado en la iniciativa de las personas. Es necesario que semana a semana se dé seguimiento a los avances planteados y en caso de que estos no se cumplan, se deberán tomar medidas de ajuste como tiempo de trabajo adicional o sanciones a las personas que incumplan con sus objetivos.

El logro de objetivos requiere un plan de acción que involucra metas a corto plazo y cambios en las actividades diarias, las cuales, deben ser monitoreadas para que se lleven a cabo, en caso contrario, el negocio quedará estancado por no cumplir las tareas necesarias para generar un cambio, todo bajo el argumento de “no tuve tiempo”.

ENCUESTA
¿Su empresa tiene metas semanales que le ayuden a lograr sus objetivos a mediano plazo? Participe AQUÍ

En Reevo diseñamos e implementamos las mejoras de su empresa estableciendo tiempos definidos, estrategias para balancear la carga de trabajo y dando seguimiento al cumplimiento de cada una de las metas establecidas. Contáctenos.

Reevo

Un taller esbelto: Muda

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos muda.

Muda, traducido del japonés como “desperdicio”, se enfoca en identificar y eliminar todos los desperdicios presentes en la operación para generar un ambiente de trabajo más seguro, procesos claros y sin distracciones que darán como resultados una mayor productividad.

Existen 7 desperdicios básicos que son considerados por la metodología Lean Manufacturing, a los que agregaremos 1 que recientemente se ha considerado por algunos expertos en el ramo. Los desperdicios por identificar son tiempo, transporte, procesos, inventario, movimientos, defectos, sobreproducción y talento.

¿Cómo eliminar desperdicios?

Para poder eliminar los desperdicios presentes en la operación es necesaria una mirada crítica. A partir del conocimiento de los tipos de desperdicios debemos analizar durante un tiempo definido lo que pasa en el taller. Algunas preguntas útiles son: ¿Qué hace? ¿Por qué lo hace? ¿Es la mejor forma de hacerlo? ¿Cómo puede hacerlo mejor? Veamos un ejemplo.

Tenemos un taller que tiene diversas deficiencias en productividad, sin embargo, a simple vista, la mayoría de las personas parecen estar ocupadas todo el tiempo, por lo cual nos disponemos a identificar los desperdicios en la operación diaria. Basados en el tipo de mudas identificamos lo siguiente:

Tiempo. El técnico espera mientras se desocupa alguna herramienta, llega la refacción, se hace la autorización del trabajo o se consigue alguna información técnica necesaria para el trabajo.

Transporte. El chofer de refacciones trae la refacción errónea el 20% de las veces y tiene que ir nuevamente a cambiarla.

Procesos. La refaccionista cotiza haciendo llamadas individuales y en ocasiones cotiza nuevamente una refacción que se ha cotizado la misma semana.

Inventario. Se tienen refacciones para modelos anteriores al 2010 que no se usan y ocupan espacio en el almacén, evitando que se puedan ingresar más refacciones útiles.

Movimientos. El técnico pierde 1.5 horas diarias en traslados desde el almacén, a su lugar de trabajo.

Defectos. El 15% del trabajo reingresa al taller por la misma falla.

Sobreproducción. Se realizan trabajos antes de conseguir la autorización del cliente y en ocasiones se requiere desmontar si no se convence al cliente de autorizarlos.

Talento. El jefe de taller tiene que ir por refacciones, descuidando la supervisión y otras actividades.

Habiendo identificado estos desperdicios dentro de la operación, se empezó a trabajar en solucionar uno a uno en un lapso de 3 meses. Para resolver algunos desperdicios solo fue necesario asignar las actividades a la persona correcta y capacitación, para otros, se requirió invertir en soluciones puntuales como el pago de la plataforma de información técnica, sin embargo, la productividad se incrementó en un 20%, lo cual, trajo beneficios que superaron la inversión.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar la identificación y eliminación de mudas nos ayuda a mejorar la productividad del taller a través de un análisis crítico que nos aporta en el cumplimiento de los objetivos.

ENCUESTA
¿Considera que existen desperdicios en su taller? Participe AQUÍ

En Reevo contamos con servicios para mejorar la operación de su taller implementando las 32 herramientas Lean de Toyota, entre otras que complementan la experiencia de su negocio con la de nuestros consultores. Contáctenos.

Reevo

Un taller esbelto: Fabricación celular

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos fabricación celular.

La fabricación celular se enfoca en dividir un proceso en “celdas” más pequeñas. Cada celda, a su vez, utiliza la combinación necesaria de máquinas, personas y procesos para enfocarse en tareas distintas pero relacionadas que se ajustan al proceso de fabricación más grande. Este sistema permite ahorrar espacio, incrementar la producción y mejorar la productividad.

¿Cómo desarrollar la lógica de celdas?

Para desarrollar las celdas, es necesario conocer el proceso y los recursos que utiliza en cada fase incluyendo equipo, herramientas, personas, entre otros. Posteriormente, consolidar aquellos adyacentes conforme con los recursos comunes. Veamos un ejemplo.

Tenemos un taller con 5 lugares de trabajo y dos lugares para lavado, estos cuentan con mesas fijas de trabajo y solo dos cuentan con toma de aire, por otro lado, depende del mecánico contar con la herramienta adecuada para lo que se requiera. Las máquinas como balanceadora, rectificadora y alineadora se ubican en el fondo del taller, por lo cual, los técnicos que requieren utilizarlos necesitan trasladarse a esta área cada vez que lo requieran, perdiendo tiempo y teniendo que mover vehículos que en ocasiones están en proceso.

Inicialmente identificamos los trabajos realizados y en qué proporción se presentaban, con esta información separamos las estaciones de trabajo con dos asignadas para frenos y suspensión, dos para motor y una de reparación genérica, colocamos las máquinas necesarias cerca de cada una, definimos la herramienta necesaria para ejecutar cada actividad y se compraron para evitar que la productividad dependiera de la herramienta de los técnicos. Debido a que el compresor es pequeño, se priorizaron las líneas para usarlas en las estaciones de trabajo de frenos y suspensión.

Los trabajos que toman más tiempo ahora se asignan a la estación genérica que se ubica al fondo del taller, y los que pueden realizarse en menos de un día se realizan en las otras estaciones de trabajo, de esta forma se agiliza el movimiento de unidades.

Con estos arreglos logramos contar con el equipo y herramienta necesaria en el lugar requerido, reducir el tiempo de los servicios, evitando en la medida de lo posible los traslados.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar la fabricación celular nos ayuda organizar el trabajo de forma lógica evitando los desperdicios y mejorando la productividad que requerimos para el cumplimiento de los objetivos.

ENCUESTA
¿Su taller está organizado bajo una lógica de optimización de recursos y reducción de desperdicios? Participe AQUÍ

En Reevo contamos con servicios para mejorar la operación de su taller implementando las 32 herramientas Lean de Toyota, entre otras que complementan la experiencia de su negocio con la de nuestros consultores. Contáctenos.

Reevo

Un taller esbelto: Poka yoke

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos Poka yoke.

“Es bueno hacer las cosas bien la primera vez. Es aún mejor hacer que sea imposible hacerlas mal desde la primera vez.”

Existen miles de formas en que podemos equivocarnos durante la ejecución de las tareas del día a día, y estas equivocaciones pueden impactar en la seguridad, tiempos de ejecución del trabajo o en la calidad del resultado esperado. En ocasiones el exceso de confianza, la rutina y ceguera de taller pueden hacer que omitamos detalles importantes que después de analizar pudieran parecer obvios, sin embargo, no lo son.

Poka yoke es una herramienta que se enfoca en prevenir los errores durante la operación haciendo evidente cuando se están cometiendo en vez de después de que se cometen, lo que permite ahorrar tiempo y dinero en retrabajos, así como evitar que algún defecto llegue al cliente.

Existen distintos tipos de errores humanos y es primordial entenderlos para poder prevenirlos o minimizarlos. Algunos errores humanos son:

  • Olvidos
  • Errores por distracción
  • Errores por presión o prisa
  • Falta de entendimiento
  • Errores en identificación
  • Falta de experiencia
  • Errores voluntarios
  • Errores inadvertidos
  • Errores por lentitud
  • Falta de estándares
  • Errores por sorpresa
  • Errores intencionales

Cada uno de estos errores tiene una forma diferente de prevención y detección, que es precisamente donde entra la técnica poka yoke, eliminando o reduciendo el número de ocurrencias al hacer evidente que ocurrirán o que han ocurrido. Algunas herramientas para esto son las ayudas visuales, procedimientos, listas de verificación, códigos de colores, conexiones de distinto tamaño, capacitación, alarmas, entre otros. Veamos un ejemplo.

Tenemos un taller en el cual se presentan diversos errores durante la operación, los cuales, más de una ocasión han retrasado el proceso, generado retrabajos y el reclamo de algún cliente. En este caso nos enfocamos en las refacciones erróneas, refacciones que no se cambiaban por las nuevas, generación de residuos y daños en herramienta por mal uso que eran parte del problema.

Al identificar cuáles eran las áreas de oportunidad, implementamos mejoras como la entrega de refacciones usadas a cambio de las nuevas ya desempacadas, lo cual, permitió a la persona responsable de refacciones verificar visualmente que se trata de la misma refacción, evitar que los técnicos dejen puesta la refacción usada y clasificar correctamente los residuos, ya que las refacciones usadas se concentran en almacén y los empaques de plástico y cartón se retiran desde aquí, evitando que se contaminen y se conviertan en residuos peligrosos. Por otro lado, cada técnico ahora cuenta con una caja de herramienta marcada por color dependiendo de la estación de trabajo asignada, lo que hace evidente cuando se utiliza herramienta inadecuada en trabajos para los cuales no está asignada.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar poka yokes evita que se cometan errores o se lleven a cabo prácticas no deseadas en el proceso, evitando retrabajo, accidentes e impactando en la satisfacción del cliente.

ENCUESTA
¿Considera que su proceso es a prueba de errores? Participe AQUÍ

En Reevo contamos con servicios para mejorar la operación de su taller implementando las 32 herramientas Lean de Toyota, entre otras que complementan la experiencia de su negocio con la de nuestros consultores. Contáctenos.

Reevo

Un taller esbelto: KanBan

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.


Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos KanBan.

Kanban, traducido del japonés como “tarjetas visuales”, es un sistema de apoyo visual para la gestión de tareas que consiste en la visualización de cada uno de los pasos que forman parte del proceso y tarjetas que se mueven a través de este. Este sistema tiene como finalidad administrar, comunicar y dar seguimiento a la información relevante para el proceso, así como identificar fácilmente cargas de trabajo y cuellos de botella que puedan poner en riesgo el flujo de trabajo y por lo tanto los tiempos de entrega, lo cual, se ajusta con las necesidades del taller.

¿Cómo utilizarlo?

Si bien, esta herramienta nos puede ayudar en procesos estratégicos y de apoyo dentro del taller, su mayor aporte es en el proceso principal, donde se concentra el grueso de la información como servicios, tiempos de mano de obra, responsables, refacciones, precios y más información, además de que es en donde se tiene mayor complejidad para balancear la carga de trabajo, identificar cuellos de botella y cumplir con las fechas de entrega. Dentro de los pasos básicos para implementarlo se encuentran:

  • Definir los pasos de proceso
  • Generar una tarjeta para cada actividad
  • Mantener el flujo de actividades a la vista

Siendo de gran importancia la capacitación y participación de cada una de las partes del proceso para que toda la información se vea reflejada en esta herramienta. Por otro lado, existen plataformas digitales que hacen posible la colaboración en remoto, almacenamiento de evidencias y otras funcionalidades como alertas que potencializan su utilidad. Veamos un ejemplo.

Tenemos una empresa de servicios de renta de autos, la cual, comúnmente requiere de comunicación entre el equipo de ventas y el taller interno que da mantenimiento a las unidades. Inicialmente se presentan conflictos para saber qué unidades están en pensión, mantenimiento, lavado y detallado o en renta, lo cual, generaba que la desorganización impactara en la satisfacción del cliente debido a retrasos o unidades que se ofrecían y no estaban disponibles.

A través de un tablero de KanBan, establecimos el proceso considerando pensión, mantenimiento, lavado y detallado y en renta como como listas, generamos tarjetas con cada uno de los vehículos y las colocamos conforme con su estatus, agregando fechas de vencimiento para programar la fecha y hora de entrega al cliente. Posteriormente generamos usuarios e instalamos accesos en las computadoras y celulares de todos los involucrados, capacitándolos en el uso del tablero para que identificaran la información que se requería de cada parte.

Adicional a esto, agregamos un historial de servicios y etiquetas para cada persona responsable en las etapas de mantenimiento y renta, incluimos el requerimiento de fotografías de cuando se entregó la unidad y cuando se recibía de vuelta. Todo esto contribuyó a una mejor comunicación para coordinar los servicios y la mejora en la satisfacción del cliente.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar KanBan en el taller puede tener aplicación en la asignación de actividades por persona o como herramienta colaborativa, pudiendo integrar diferentes niveles de complejidad dependiendo del proceso.

ENCUESTA
¿Maneja un sistema digital que coordine la operación de su negocio? participe AQUÍ

En Reevo® contamos con servicios para mejorar la operación de su taller implementando las 32 herramientas Lean de Toyota, entre otras que complementan la experiencia de su negocio con la de nuestros consultores. Contáctenos.

Reevo

3 motivos por los cuales su negocio no avanza

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Una objeción muy común cuando ofrecemos servicios de consultoría es: “así estoy bien, así lo he hecho 20 años y como ves me va bien”. Si bien es cierto, siempre preguntamos ¿cuánto tiempo tiene que no mejora? a lo que normalmente, después de poner una cara de sorpresa y pensar un poco, responden un lapso mayor a un año.

Todos los negocios, sin duda, se deben a la capacidad de sus fundadores, es una realidad que ellos los han sacado adelante y llevado hasta donde están. Sin embargo, muchos de ellos alcanzaron su estado actual en los primeros años, después, solo se han mantenido en operación, lo que tiene mérito, pero el negocio que lleva 20 años en la misma esquina no es un negocio ganador, es un negocio que, si bien sobrevive, está estancado. Esto se debe a que las habilidades que tuvieron sus fundadores sirvieron para aprovechar los recursos que tenían en la situación en la que estaban, pero ya no son suficientes para llevarlos más lejos.

¿Por qué los negocios se estancan?

El principal motivo de que un negocio deje de avanzar es porque el dueño quiere seguir haciendo exactamente lo mismo que lo llevó a lograr su estado actual y no ve lo que el negocio requiere en una nueva etapa, debido a que las circunstancias, equipo de trabajo e incluso los clientes ya no son iguales.

En un comienzo, el emprendedor optimiza al máximo, tiene un buen balance calidad – precio debido a sus bajos costos, trabaja más horas de las que trabajaría cualquier empleado, atiende de forma personalizada a los clientes, gana recomendaciones de boca a boca y todo funciona.

Después, el negocio tiene demasiado trabajo, el dueño empieza a contratar personal, hay nóminas que cubrir, se requiere más equipo y herramienta, el espacio no alcanza y hay que pagar renta, se tiene que hacer trabajo administrativo o contratar a alguien que lo haga, llegan nuevos vehículos y el personal no tiene capacitación, información técnica o herramientas necesarias y nadie sabe a ciencia cierta qué es lo que se tiene que hacer.

Todos los costos adicionales hacen ver que la recomendación boca a boca no atrae suficientes clientes, el dueño no sabe hacer la parte administrativa o dirigir un equipo de trabajo, ya que siempre ha trabajado solo, los trabajadores no están capacitados en el trato al cliente o en el uso de nuevas tecnologías, otros no tienen el compromiso de trabajar o capacitarse más horas y todo empieza a salirse de control debido a que el negocio requiere una nueva forma de pensar y administrarse para seguir superando los nuevos retos. De no hacerlo, todas las nuevas oportunidades pasarán hasta que el negocio se vuelva obsoleto en todos los aspectos, es así como muchos talleres se convierten en un autoempleo o se quedan estancados porque no logran superar esta evolución en su estrategia.

“No se maneja igual un puesto en el tianguis que un supermercado” y si el dueño no está dispuesto a evolucionar, no podrá crecer.

Solución: deje de pensar como lo estuvo haciendo antes e investigue cómo lo requiere hacer ahora, el negocio requiere nuevas estrategias de recursos humanos, contabilidad, legal, marketing y ventas. Lo que hicieron en un principio sirvió, pero ya no es suficiente.

La segunda causa de que un negocio no avance es no saber delegar

“Si su taller tiene más de 5 personas y usted sigue siendo el técnico más capaz, está haciendo algo muy mal”

Un negocio crece en la medida en que administra más recursos, y si el dueño no aprende a delegar, el límite siempre será su propia capacidad. Entre más grande es el negocio, será necesario un administrador más competente y el dueño tendrá que elegir entre convertirse en un verdadero gerente o ser técnico, teniendo que contratar a alguien que esté capacitado para uno u otro puesto, y aceptar que, a pesar de ser su negocio, una de las dos funciones ya no será su área de especialidad.

Por otro lado, delegar responsabilidades va más allá de mandar a hacer algo y responsabilizar a la persona a cargo. Interviene una correcta contratación, capacitación y seguimiento para que realmente la persona encargada pueda llegar a replicar la estrategia del fundador.

Sin embargo, en muchas ocasiones vemos que contratan personal, pero no le dan todo lo necesario para hacer su trabajo, tal es el caso del escáner que solo puede agarrar el dueño o el administrador al que se le niega la información de dinero porque son datos que solo ve el dueño, pero el dueño nunca tiene tiempo de revisarlos en conjunto porque está supervisando las áreas que a él más le gustan.

Solución: contrate personas capaces de hacer lo que usted hace, capacítelas, deles seguimiento y déjelas trabajar.

La tercera causa, la debilidad de carácter

Una persona con carácter no es aquella que grita y hace berrinche corriendo a todos, sino alguien que toma una posición que sabe es benéfica para la empresa y le da seguimiento para cumplir con los objetivos a pesar de las adversidades.

En muchas ocasiones, las personas que dirigen el negocio carecen de esta cualidad y si bien, impulsan muchas iniciativas de mejora, la mayoría terminan cediendo ante la comodidad de los trabajadores que expresan sus quejas a manera de malestar e influyen en sus decisiones. Argumentos como “si estábamos bien”, “es mucho trabajo”, “es que es más difícil”, “o hago una cosa u otra” toman parte en este sentido.

Solución: Analice sus decisiones y manténgase firme hasta cumplir los objetivos. Siempre va a haber quejas, pero la mejora requiere trabajo y lo nuevo mayor esfuerzo, si no tiene un equipo al cual le pueda exigir más, no avanzará.

Un negocio debe mantenerse en crecimiento, sin embargo, las 3 razones mencionadas son las que frecuentemente evitan que esto suceda, haciendo que los dueños caigan en una zona de confort, vean imposible más de una unidad de negocio y simplemente renuncien a esta posibilidad.

Los servicios de consultoría no vienen a poner en duda lo que se ha hecho, sino a complementar lo que se ha logrado, partiendo de la base que se tiene y llevando al taller a evolucionar para lograr los resultados que aun no se han tenido.

ENCUESTA
¿Considera que su negocio no avanza por alguna de las 3 razones mencionadas en el artículo? Participe AQUÍ.

En Reevo hacemos el diseño e implementación de mejoras para su negocio dando seguimiento a los líderes para que se mantengan firmes y logren sus objetivos. Contáctenos.Reevo

Reevo

Un taller esbelto: Hoshin Kanri

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos Hoshin Kanri.

Hoshin Kanri es un método o sistema de trabajo basado en la cooperación de toda la empresa para alcanzar los objetivos estratégicos a largo plazo y el plan de gestión a corto plazo. “Hoshin” puede traducirse del japonés como “brújula” y “kanri” como administración o control.

El objetivo de Hoshin Kanri es que toda la organización se oriente en una sola dirección, entendiendo la consecución de los objetivos y haciendo que sus miembros tomen la iniciativa para lograrlos.

No hay ningún viento favorable para el que no sabe a qué puerto se dirige.

Arthur Schopenhauer

Dentro de un taller se lleva a cabo un proceso repetitivo que puede hacer que nos olvidemos de los objetivos específicos de cada área y como impactan a un objetivo mayor. Si esto sucediera, estaríamos permanentemente en un sistema con altas y bajas, sin avanzar.

¿Cómo desarrollar los objetivos?

Para desarrollar los objetivos debemos conocer el propósito de la empresa, misión y visión, para identificar cuál es el proceso y el objetivo de cada uno de los pasos críticos. A partir de aquí, será necesario comunicar al equipo cuál es el objetivo principal, como impactan sus actividades diarias en este objetivo y qué es lo que se espera de ellos. Para esto nos ha ayudado la frase: “Si tuviera que resumir lo que espero de ti en una frase sería…” Veamos un ejemplo.

Tenemos un taller con alrededor de 15 personas trabajando desde hacer 12 años. Este no cuenta con procesos documentados, pero el taller funciona medianamente bien con lo que han aprendido empíricamente. El taller se ha mantenido prácticamente sin cambios, las mismas personas tienen una rutina que ha permanecido intacta, sin embargo, platicando con algunas de ellas nos mencionan que tienen los mismos problemas desde hace años.

Los retrasos en el suministro de refacciones, los malos diagnósticos y reingresos, así como la falta de atracción de clientes nuevos los mantiene en un desempeño regular al que se han acostumbrado y resignado, dejando de lado el objetivo de abrir otra unidad de negocio, ya que simplemente piensan que no es posible. El dueño menciona que todos saben lo que tienen que hacer y los trabajadores mencionan que todo cambia según las prioridades del dueño. Si el dice que algo urge, eso se hace primero y se deja lo demás, aunque hayan acordado anteriormente lo contrario.

Empezamos por definir nuevamente el objetivo de abrir una segunda unidad de negocio, pero ahora, establecimos como condicionante el llegar al 80% de la ocupación durante un año consecutivo. A partir de esto, el objetivo para toda la unidad de negocio es ese, sin embargo, no bastaba con esto. Cada parte de la operación tenía que cumplir con su función, la cual, no conocían claramente. Por lo que establecimos en una sola frase su principal objetivo, colocando en su lugar de trabajo una etiqueta que lo mantuviera presente y un póster general que les recordara el general.

Con estos objetivos claros y las ayudas visuales que se los recordaran se mejoró el enfoque e incluso las intervenciones del dueño ante el recordatorio constante de cuál era la prioridad.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar Hoshin Kanri ayuda a definir, implementar y mantener presente el objetivo del negocio y cada una de sus áreas, dándonos apoyo en cualquier implementación.

ENCUESTA
¿Todo su equipo de trabajo tiene claro cuál es el objetivo principal y el particular de su área? Participe AQUÍ

En Reevo contamos con servicios para mejorar la operación de su taller implementando las 32 herramientas Lean de Toyota, entre otras que complementan la experiencia de su negocio con la de nuestros consultores. Contáctenos.

Reevo

Un taller esbelto: Análisis de cuellos de botella

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos en específico el análisis de cuellos de botella.

El análisis de los cuellos de botella se enfoca en identificar qué procesos de producción limitan la capacidad de producción de una planta y mejorar el rendimiento de esos procesos. Si se aplica correctamente, mejorará la productividad gracias a que fortalece el eslabón más débil del proceso de fabricación.

“La cadena es fuerte como el eslabón más débil”

Dentro de un taller se lleva a cabo un proceso repetitivo que según su carga de trabajo puede o no presentar cuellos de botella. Sin embargo, es común que cuando empezamos a implementar mejoras en la atracción de clientes, estos se presentan.

¿Cómo identificarlos?

Para identificar los cuellos de botella es necesario analizar detenidamente la operación del taller y conocer los pasos en el proceso general. Probablemente sea de ayuda tomar algunos tiempos para identificar cuál es el tiempo promedio encada actividad y a partir de esto, cuál es el paso en donde empezamos a retrasar a los demás.

El siguiente paso es priorizarlos conforme con el impacto que tiene cada uno de ellos. Si el problema es ocasional y no representa una pérdida económica, probablemente podamos resolverlo en otro momento. Si el problema es recurrente y nos impacta en la satisfacción del cliente, debe ser resuelto de inmediato.

Conforme con la priorización podemos tomar dos tipos de decisiones, si el problema es ocasional, bastará con tener un protocolo en caso de. Si el problema es recurrente, deberemos analizar cuál es la causa raíz, evaluar el costo – beneficio de la solución e implementarla. Veamos un ejemplo.

Tenemos un taller con 5 técnicos, dos choferes y un solo lavador, los servicios que realizan en este taller son en su mayoría mantenimientos y verificación. El flujo de trabajo mantiene ocupado al lavador el 80% del tiempo, sin embargo, después de cada quincena hay un pequeño incremento de trabajo y aun mayor al final de cada periodo de verificación, el taller recibe más vehículos y el lavador no se da abasto. Lo que genera que en ocasiones el vehículo se tenga que entregar sin lavar o se retrasen las entregas.

A partir de esto se analizó que la situación se presenta en tiempos muy específicos, y en base a esto se determinó que, para los periodos de quincena, la solución es utilizar a ambos choferes para ayudar al lavador en los trabajos secos. Por otro lado, al final de los periodos de verificación, como el trabajo es mucho mayor y los choferes se saturan, la solución fue acordar el trabajo adicional con un lavador externo que está presente esa semana en específico para poder apoyar.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar un análisis de cuellos de botella permite identificar los problemas en el flujo de trabajo del taller y poder resolverlos evaluando el costo beneficio de cada una de las posibles opciones.

ENCUESTA
¿Piensa que un análisis de cuellos de botella podría agilizar la operación su taller? Participe AQUÍ

En Reevo contamos con servicios para mejorar la operación de su taller implementando las 32 herramientas Lean de Toyota, entre otras que complementan la experiencia de su negocio con la de nuestros consultores. Contáctenos.

Reevo

Órdenes de servicio y contratos de adhesión

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Las órdenes de servicio son requeridas en cualquier taller de servicio automotriz para establecer el trabajo que se va a realizar, las condiciones en las que llega el vehículo, los costos del servicio, refacciones y la autorización formal por parte del cliente.

Por otro lado, siempre se anexa lo que es un contrato de adhesión que establece todas las cláusulas en las que pudiera incurrir el servicio, con el objetivo de prever cualquier situación y esclarecer lo que procede a partir de esta.

Si bien, existen formatos de libre acceso en internet, es importante cerciorarse de que el contrato es válido y se ajusta a las necesidades del negocio para ofrecer la protección que buscamos para el cliente y el taller. Esto lo podremos constatar acudiendo con un abogado, el cual, debe revisar el contrato y los detalles que en él se incluyen.

Existen dos situaciones variantes en el servicio, que incluyen cláusulas específicas para un servicio en el taller y servicio a domicilio. Sin embargo, ambas deben de incluir cláusulas que consideren como mínimo:

  • Autorización de trabajos
  • Condiciones de la garantía del servicio
  • Costos del servicio
  • Entrega del vehículo
  • Repuestos y refacciones
  • Supuestos de incumplimiento de responsabilidades
  • Trabajos adicionales
  • Causas de recisión de contrato

Por último, es un valor agregado registrar el contrato ante PROFECO para establecer a esta institución como intermediaria en caso de alguna inconformidad. El trámite tiene un costo de $980.00 MXN e incluso puede realizarse en línea.

Contrato de adhesión
Implementa estos formatos en tu taller y avanza hacia la formalidad

Contar con una orden de servicio y contrato de adhesión es uno de los primeros pasos hacia la formalidad de su negocio, con lo cual, generará mayor confianza a sus clientes y cumplirá con uno de los principales requisitos que todo negocio que presta servicios de mantenimiento debería cumplir.

Orden de servicio

ENCUESTA
¿Su orden de servicio tiene adjunto el contrato de adhesión que contempla las cláusulas que protegen al cliente y a su taller? Participa AQUÍ

En Reevo contamos con órdenes de servicio y contratos de adhesión que han sido cuidadosamente detallados para protección del cliente y del taller, así como también cuentan con un diseño original y personalizado para cada taller de servicio automotriz. Contáctenos.

Reevo

Crisis

5 consejos para superar la crisis

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Ante la disminución de trabajo y los ingresos que este genera, debemos ajustar nuestra forma de trabajar para incrementar las oportunidades de seguir creciendo. Si bien, hay negocios que siguen trabajando sin mayor problema, la mayoría están en una situación que requiere tomar decisiones rápidas para sobrevivir y es por lo que les dejamos estos 5 puntos a consideración para aplicar en su taller.

Mantenga presencia con sus clientes

Independientemente de que puedan o no dar servicio a sus clientes, mantenerse presentes sigue siendo de gran importancia. A través de publicaciones, dinámicas y consejos puede ser la compañía perfecta para esta temporada en la que se recomienda permanecer en casa.

Comparta consejos para cuidar el vehículo, tips de reparación estética, listas de reproducción, videos y películas que hagan de la estancia en casa una experiencia en donde su taller esté presente.

Manténgase esbelto

Reduzca su plantilla al mínimo, defina descripciones y perfiles de puesto para cumplir con las actividades que realmente aportan y dejar de hacer las que solo son trabajo sin sentido, automatice las tareas utilizando tecnología y plataformas que le permitan hacer lo mismo con menos esfuerzo.

Evite los desperdicios

Es tiempo de ocupar o deshacerse de lo que no aporta o genera. Desde las máquinas y espacio que no ocupamos hasta el inventario que lleva meses en el almacén. Identifique lo que nos hace perder tiempo, genera traslados y defectos para empezar a ponerlo en orden. Si algo no tiene una razón de ser, elimínelo.

Genere liquidez

Debemos mantener dinero líquido procurando evitar inventarios y deudas. Es momento de vender con prioridad todo el inventario que tenemos obsoleto en almacén dando promociones exclusivamente con esos productos. También sugerimos comprar refacciones e insumos bajo la filosofía justo a tiempo, si tienen inventario agótenlo y compren refacciones e insumos por cada servicio, no es momento de tener deudas con proveedores y un inventario que tardarán meses en mover, por último, cuiden el flujo de caja, procuren cobrar en efectivo y dar incentivos por pronto pago a las empresas que tienen crédito con ustedes. Cuiden el balance de los clientes particulares con las empresas que pagan a 30 días, podrían quedarse sin dinero para la nómina y costos fijos antes de que el próximo pago llegue.

Prepárese para competir

Cuando el aislamiento pase, los negocios que sobrevivan entrarán en una fuerte competencia en donde aquellos que se prepararon sobresaldrán inmediatamente y los que no, quebrarán durante esta etapa.

Identifique personas que podría contratar cuando se incremente la demanda de trabajo, haga cumplir los planes de capacitación, perfeccione sus procesos, prepare su calendario de publicaciones de marketing, identifique a sus clientes potenciales en su base de datos, etc.

ENCUESTA
¿Considera que su negocio está preparado para sobrevivir en tiempos de crisis? Participa AQUÍ

Si bien ha cambiado el entorno en el cual estamos haciendo negocios, saber adaptarnos a las condiciones actuales nos dará oportunidad de crecer. En Reevo contamos con experiencia para desarrollar estrategias de negocio e implementar acciones que permitan a su empresa crecer bajo diversas condiciones. Contáctenos.

Reevo

Seguimiento a los clientes

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

¿Cuándo fue la última vez que este cliente visitó el taller? ¿Qué servicios quedaron pendientes? ¿Podríamos marcarle para hacerle una promoción?

El seguimiento al cliente forma parte del proceso de una empresa de servicio automotriz y de él depende que las personas que ya han utilizado sus productos y servicios regresen o encuentren otro proveedor. Dar un seguimiento efectivo al cliente depende de información que debe generarse durante el servicio, sin embargo, la mayoría de las empresas no le da la debida importancia y omite esta parte, perdiendo oportunidades de venta y teniendo que conseguir más clientes nuevos, lo cual, requiere mayor inversión de recursos.

El seguimiento tiene como objetivos medir la satisfacción del cliente, mantenerse en la mente de este y generar servicios adicionales. La primera parte, se basa en la encuesta de satisfacción que debe realizarse posterior a cada servicio. Preguntar por una calificación del 1 al 10 y comentarios de mejora nos ayudarán a entender sus expectativas y áreas de oportunidad para mejorar.

Por otro lado, el cliente pudo haber dejado servicios recomendados pendientes, lo cuales, podríamos programar durante la misma llamada, o servicios que sabemos que conforme al kilometraje de su vehículo o condiciones actuales requerirá próximamente, tal es el caso de la afinación o cambio de balatas.

Para realizar una llamada de calidad debemos contar con información previa para evitar molestar al cliente o dar la impresión de estar desinformados acerca de sus necesidades, tal es el caso de llamar y mencionar un nombre o vehículo que no es el del cliente, promover un servicio que acabamos de darle o no saber que servicio requiere y ofrecer algo demasiado genérico. Por otra parte, si logramos persuadir al cliente y no contamos con el presupuesto la venta podría venirse abajo. Por último, una oferta limitada hará la diferencia entre lo llevo esta semana o el mes que viene.

ENCUESTA
¿El equipo de trabajo da seguimiento a sus clientes? Participa AQUÍ

Mantenga un flujo de trabajo estable en su negocio reduciendo al mínimo los clientes perdidos por falta de atención, en Reevo integramos la fase de seguimiento en nuestros procesos para generar un flujo de trabajo continuo que mantenga a su negocio creciendo. Contáctenos.

Reevo

Plataformas de información técnica

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

La tecnología dentro del ramo automotriz avanza a pasos agigantados, y la responsabilidad que tiene el personal técnico del negocio es cada vez mayor. Desde un mantenimiento preventivo, hasta una reparación mayor, requieren conocimientos específicos del vehículo a atender. Esto con la finalidad de evitar daños colaterales que le harán perder al cliente la confianza que ha depositado en el negocio.

Si bien, la mayoría de las empresas de servicio automotriz recurren a los softwares de información técnica hasta que tienen un problema o su intuición ha llegado a sus límites, estas plataformas tienen su mayor aportación desde que el servicio da inicio. Algunos beneficios potenciales que tienen son:

Incrementa tus ventas

Desde que tenemos acceso a los datos del vehículo, ya sea cuando el cliente hace una cita, o durante la recepción, las plataformas de información técnica nos pueden brindar información de los servicios recomendados por kilometraje, boletines y fallas recurrentes registradas. Esto nos permitirá recomendar servicios basados en información del fabricante y poder generar ventas adicionales.

Reduce los tiempos

Conforme con los mantenimientos preventivos o las reparaciones necesarias, recomendamos buscar toda la información relacionada desde que el servicio es autorizado y hacerla llegar al técnico. De esta manera podrá consultar los procedimientos, despieces, torques, tolerancias y diagramas eléctricos que evitarán daños y tiempos excesivos al probar sistemas, desarmar y armar, lo cual, es una de las aportaciones de valor más importantes si se monitorea la productividad del taller.

¿Y si no encuentras la falla?

Llamando a las líneas de asistencia técnica podrás pedir apoyo a profesionales del ramo que están en constante capacitación y cuentan con herramientas para apoyar a los técnicos de manera oportuna bajo el esquema de hotline.

El mercado informal

Existen opciones que dan acceso a información técnica de manera ilegal incurriendo en violaciones a los derechos de los fabricantes. Lo cual, no solo es un problema con consecuencias legales, sino que implica riesgos importantes en la reparación. Al ser información que no está regulada por una entidad que la respalde, el equipo técnico corre el riesgo de que esta información esté desactualizada o pertenezca a otras versiones del mismo vehículo con cambios sustanciales.

Si bien, las plataformas de información técnica tienen un costo, los beneficios lo rebasan con creces si sabemos ocuparlas, ya que integran otras ventajas sobre el software que es instalado de manera permanente en una computadora o los grupos de apoyo técnico en redes sociales donde la atención está sujeta a la disposición de quien atiende los medios. Dentro de sus principales beneficios se encuentran que estas plataformas pueden ser consultadas en cualquier momento de manera remota, están en constante actualización y cuentan con asesoría telefónica para el usuario. Integrar una plataforma de información técnica con nuestros procesos incrementará las ganancias de la empresa a través de un mayor número de ventas y reducción de tiempos.

ENCUESTA
¿Utilizas alguna plataforma de información técnica en tu taller? ¿Cuál recomiendas y por qué? Participe AQUÍ

En Reevo colaboramos con empresas de software e información técnica respetando los derechos de los que invierten en su desarrollo. Obtenga beneficios reales del uso de estas herramientas. Contáctenos.

Reevo

Cómo elegir un software para tu taller

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

La administración de una empresa automotriz requiere concentrar diversa información en un solo lugar. Para esto, se pueden utilizar herramientas automatizadas en mayor o menor medida que justificarán su costo de inversión conforme faciliten las actividades requeridas para su alimentación y entreguen información útil para el negocio.

Una empresa de servicio automotriz integra diversos procesos como atención al cliente, servicio electromecánico, lavado, almacén, servicios externos, recursos humanos, contabilidad y otros que varían conforme con los servicios que se ofrecen. Cada uno de estos procesos genera información relevante que debe ser concentrada e interpretada en diferentes niveles y puestos para asegurar que estemos trabajando de la mejor forma. A partir de esta necesidad se generan diversas plataformas de compra única y en línea para administrar todo en un mismo lugar, sin embargo, al momento de elegir, la mayoría de los propietarios de un negocio no saben realmente qué requieren y el valor que le puede aportar.

Falsas expectativas

Antes de abordar directamente lo que cualquier plataforma debería incluir, es importante aclarar que ninguna plataforma, ya sea en línea o de pago único va a llenarse e interpretarse sola. En ocasiones se esperan cambios radicales en la administración por el hecho de contar con un sistema de este tipo, sin embargo, frecuentemente nos damos cuenta qué lo que se ha ingresado está incompleto o es información errónea. La alimentación de la información requiere trabajo constante y seguimiento.

Automatización

Si bien se puede llevar la administración de un negocio con herramientas básicas como Excel, el valor de las plataformas está en la automatización e integración de la información. La facilidad con la que se ingrese la información en un solo punto y se conecte con las diversas áreas donde es requerida, ahorrará tiempo y el tiempo es dinero.

Atención al cliente

Toda empresa de servicio automotriz requiere mantener contacto con los clientes y la plataforma de administración debería facilitar esta tarea integrando como mínimo:

  • Base de datos
  • Encuestas de satisfacción
  • Enlace con algunas aplicaciones de comunicación
  • Historial de servicios
  • Protocolos de atención
  • Recordatorios

De manera que los asesores de servicio puedan brindar información oportuna, ofrecer servicios sugeridos por kilometraje y generar más ingresos por visita.

Operación

A lo largo del servicio se suman diversas actividades que si bien, el cliente no ve, deben ser controladas en detalle. Desde la orden de servicio hasta la entrega se requerirá que la plataforma nos permita registrar y administrar:

  • Orden de servicio
  • Diagnóstico
  • Presupuestos
  • Autorizaciones
  • Evidencias
  • Comentarios
  • Precios de refacciones
  • Tiempo y técnico asignado
  • Estatus de la unidad

Almacén

Toda empresa de servicio automotriz maneja insumos y refacciones que deberán ser administradas de forma clara para mantener un control detallado. Algunas funciones que una plataforma debería tener son:

  • Control de inventarios (máximo, mínimo y punto de reorden)
  • Costos y precios de venta
  • Directorio de proveedores
  • Registro de entradas y salidas

Indicadores de desempeño

Toda la información ingresada dentro de un software de administración tiene el propósito de registrar movimientos que deberán ser estructurados para ser interpretados por la gerencia. Dentro de estos indicadores deberán encontrarse datos relevantes del negocio que permitan a los altos mandos tomar decisiones basados en información real. Algunos indicadores deberán ser:

  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Marcas de vehículo atendidos
  • Número de horas trabajadas por cada técnico
  • Porcentaje de refacciones vs mano de obra
  • Servicios realizados
  • Servicios en proceso
  • Utilidades por periodos de tiempo y tipo de empresas

Si bien los procesos centrales del negocio son los que diferencian a un software dedicado para empresas de servicio automotriz, existen procesos complementarios como contabilidad y recursos humanos que se utilizan en cualquier empresa y deberían estar integrados en la plataforma.

Por último, pero no menos importante, la plataforma deberá ser compatible con diversos dispositivos y dar acceso a los usuarios suficientes para ingresar y consultar la información, independientemente de donde se encuentren.

ENCUESTA
¿Actualmente utilizas alguna plataforma en línea para la administración de tu taller? Participa AQUÍ

En Reevo hemos colaborado en el desarrollo de diversas plataformas para la administración del taller, aportando nuestra experiencia en los procesos internos y la buena administración, por lo que podemos implementarlos y recomendarlos conforme con las necesidades de cada negocio. Contáctenos.

Reevo

Herramienta

Inventario de equipo y herramienta

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

La inversión en equipo y herramienta es una de las más grandes que tiene una empresa de servicio automotriz, sin embargo, el cuidado y seguimiento que se le da en el tiempo es casi nulo, por lo que se va perdiendo o deteriorando hasta que se requiere adquirir nuevamente, dar mantenimiento mayor debido a su descuido o peor aún, genera mala calidad en los trabajos por un mal funcionamiento que no es detectado a tiempo.

¿Podrías mostrarnos el inventario de equipo y herramienta del taller?

La mayoría de los talleres no tienen una lista del equipo y herramienta con la que cuentan. ¿Cuántas cajas de herramienta tenemos? ¿Manerales, torque, pinzas, desarmadores? ¿Contamos con puntas Bristol? La mirada de los dueños recae en el jefe de taller que tampoco tiene idea.

La productividad del taller depende principalmente de la habilidad técnica, el equipo y herramienta disponible para ejecutar los servicios en el menor tiempo posible. ¿Qué pasa si no contamos con más de un maneral de 1/2? ¿Si solo tenemos uno de los dados más importantes? Probablemente el equipo de trabajo tenga que esperar a que otra persona lo desocupe para continuar con sus labores. Esto se conoce como tiempo muerto.

Dentro de nuestra asesoría sugerimos que sea el taller quien proporcione a los técnicos el equipo y herramienta necesaria para sus actividades, después de todo no podemos dejar en manos de los técnicos y sus posibilidades de inversión la productividad del taller. Sin embargo, no se trata solo de asignar la herramienta y olvidarse de ella.

Como práctica general se debe tener un listado de equipo y herramienta del taller. Información como cantidad, marca, modelo, descripción, ubicación o persona responsable serán de gran utilidad. A partir de esta información, podremos hacer una inspección mensual para validar que esté en buenas condiciones, programar los mantenimientos y asegurarnos de que todos cuentan con lo necesario para hacer sus actividades de forma correcta.

Inventario de equipo y herramienta

ENCUESTA
¿Haces inventario mensual de tu equipo y herramienta? Participa AQUÍ.

En Reevo desarrollamos procesos e implementamos buenas prácticas dentro de las empresas automotrices para que mejoren su operación, productividad y rentabilidad. Contáctenos.

Reevo

4 manuales que dan estructura a tu negocio

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Cada negocio cuenta con estrategias y operaciones particulares, algo que los hace únicos y genera valor agregado para mantenerse en el mercado distinguiéndose de los demás. Idealmente, esta información debe estar plasmada en documentos que la consolidan para mantenerla registrada, sin depender de la memoria o una persona en específico, para mantener esta operación consistente y en mejora continua.

Los manuales representan ventajas al momento de capacitar al personal, establecer una franquicia o buscar la mejora continua, ya que, al contar con las prácticas documentadas, se pueden replicar, analizar y mejorar. De manera general, existen 4 manuales que documentan este conocimiento como parte de los activos de la empresa, los cuales, describimos a continuación.

Manual de políticas

Este manual consolida las reglas generales del negocio como guía de lo que se debe de hacer, porqué es importante, los requisitos que se espera cumplir y de qué manera será auditado el cumplimiento de estos. Las políticas se centran en el qué, y dejan a consideración el cómo, para dar libertad a la innovación, mejora continua y desarrollo de nuevas metodologías. Algunos temas que deben atender las políticas son recursos humanos, atención al cliente, gestión interna, salud, seguridad y medio ambiente.

Manual de identidad

La identidad del negocio es uno de sus activos más importantes, debido a que es lo que lo representa y distingue en primera instancia de los demás. El manual de identidad puede incluir todos los recursos que pertenecen a la empresa, desde la marca, slogan, imagen, mascota, jingle, tono de voz en los medios de comunicación y muchos otros, para que sean usados de manera estandarizada y congruente.

Algunas de las cosas que describe un manual de identidad es la explicación de los componentes de la marca, el estándar de colores principales y de apoyo, variaciones en versiones monocromáticas, tamaños, aplicaciones sobre diferentes materiales (tarjetas, folletos, diapositivas, etc.) así como aplicaciones incorrectas para ser evitadas, esto apoyará a cualquier persona encargada de la comunicación a lograr mantener congruencia y consistencia a través del tiempo.

Manual operativo

A pesar de existir pautas principales para cada tipo de negocio, existen diferencias en la forma como hacen las cosas dentro de cada organización. El manual operativo describe en diversos niveles como se hacen las cosas en la organización, desde el macroproceso que atiende lo general que puede ser de interés de algunos puestos como contexto, hasta lo detallado como saludar o dar seguimiento a los clientes, que es de interés de algunas posiciones en específico.

Manual organizacional

El manual organizacional describe la estructura mínima viable de la organización, jerarquías, descripción y perfil de puesto, la forma de calcular el cumplimiento de sus objetivos, metas y recompensas, entre otros.

Cómo hemos visto, la función de los manuales es documentar la información relevante de la empresa para evitar que se maneje conforme con la interpretación de la persona a cargo. Estos manuales deben ser comunicados, revisados anualmente y mejorados para mantener la empresa a la vanguardia.

En Reevo desarrollamos los manuales para que tu taller documente sus prácticas, las pueda replicar, capacitar a nuevos integrantes y desarrollar la base para la mejora continua. ¡Contáctenos!.

Reevo

loading