4 manuales que dan estructura a tu negocio

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Cada negocio cuenta con estrategias y operaciones particulares, algo que los hace únicos y genera valor agregado para mantenerse en el mercado distinguiéndose de los demás. Idealmente, esta información debe estar plasmada en documentos que la consolidan para mantenerla registrada, sin depender de la memoria o una persona en específico, para mantener esta operación consistente y en mejora continua.

Los manuales representan ventajas al momento de capacitar al personal, establecer una franquicia o buscar la mejora continua, ya que, al contar con las prácticas documentadas, se pueden replicar, analizar y mejorar. De manera general, existen 4 manuales que documentan este conocimiento como parte de los activos de la empresa, los cuales, describimos a continuación.

Manual de políticas

Este manual consolida las reglas generales del negocio como guía de lo que se debe de hacer, porqué es importante, los requisitos que se espera cumplir y de qué manera será auditado el cumplimiento de estos. Las políticas se centran en el qué, y dejan a consideración el cómo, para dar libertad a la innovación, mejora continua y desarrollo de nuevas metodologías. Algunos temas que deben atender las políticas son recursos humanos, atención al cliente, gestión interna, salud, seguridad y medio ambiente.

Manual de identidad

La identidad del negocio es uno de sus activos más importantes, debido a que es lo que lo representa y distingue en primera instancia de los demás. El manual de identidad puede incluir todos los recursos que pertenecen a la empresa, desde la marca, slogan, imagen, mascota, jingle, tono de voz en los medios de comunicación y muchos otros, para que sean usados de manera estandarizada y congruente.

Algunas de las cosas que describe un manual de identidad es la explicación de los componentes de la marca, el estándar de colores principales y de apoyo, variaciones en versiones monocromáticas, tamaños, aplicaciones sobre diferentes materiales (tarjetas, folletos, diapositivas, etc.) así como aplicaciones incorrectas para ser evitadas, esto apoyará a cualquier persona encargada de la comunicación a lograr mantener congruencia y consistencia a través del tiempo.

Manual operativo

A pesar de existir pautas principales para cada tipo de negocio, existen diferencias en la forma como hacen las cosas dentro de cada organización. El manual operativo describe en diversos niveles como se hacen las cosas en la organización, desde el macroproceso que atiende lo general que puede ser de interés de algunos puestos como contexto, hasta lo detallado como saludar o dar seguimiento a los clientes, que es de interés de algunas posiciones en específico.

Manual organizacional

El manual organizacional describe la estructura mínima viable de la organización, jerarquías, descripción y perfil de puesto, la forma de calcular el cumplimiento de sus objetivos, metas y recompensas, entre otros.

Cómo hemos visto, la función de los manuales es documentar la información relevante de la empresa para evitar que se maneje conforme con la interpretación de la persona a cargo. Estos manuales deben ser comunicados, revisados anualmente y mejorados para mantener la empresa a la vanguardia.

En Reevo desarrollamos los manuales para que tu taller documente sus prácticas, las pueda replicar, capacitar a nuevos integrantes y desarrollar la base para la mejora continua. ¡Contáctenos!.

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